4 étapes et 4 outils pour mettre en œuvre votre plan de formation

Depuis cette année, les plans de formation rythment la vie de votre entreprise et de son service RH. Alors qu’en mars dernier, vous deviez communiquer votre plan, le temps est maintenant à la mise en œuvre de celui-ci.

Planification, choix des fournisseurs, gestion des demandes, mise en place pratico-pratique, autant de missions qui vous incombent dans un planning déjà bien chargé. Selon leur affinité avec ce genre de projet, vos responsables formation y trouvent plaisir et diversité ou, au contraire, s’arrachent les cheveux.

Vous êtes un peu perdu dans les méandres de cette coordination ? Et si nous éclairions votre lanterne ?

Les étapes cruciales

Le plan de formation, c’est un cycle, une boucle. Et comme dans toute grande boucle, l’important est de ne pas manquer une étape.

Celle de la coordination revêt une importance capitale. C’est en effet celle dont l’impact est le plus perceptible par vos employés. Alors, pour que tout roule, chaque petit détail compte avant, pendant et après.

Petit récapitulatif de ces moments clés pour une organisation qui tient la route…

1. La demande de formation

La gestion des demandes de formation constitue le point de départ du processus de coordination. Afin d’être certain de ne pas passer à côté de l’une d’entre elles, il est important de clarifier au mieux la façon dont elles sont introduites et dont elles sont traitées.

De qui proviennent les demandes, à quelle fréquence arrivent-elles, comment sont-elles introduites et quelles informations mentionnent-elles ? Autant de critères à définir qui permettront de centraliser l’ensemble des requêtes.

Il conviendra par la suite d’en déterminer le coût et le niveau de priorité afin d’assurer la planification dans le bon délai dans le respect des budgets.

2. Avant la formation

Ça y est, vos demandes sont collectées et centralisées. Vous disposez maintenant d’informations cruciales pour définir le type de formation à mettre en place (intra-entreprise ou inter-entreprise, formation formelle ou informelle, …) et le formateur à préférer.

Une fois ces décisions prises, il conviendra de penser à l’organisation pratique : définition du contenu, choix du lieu de formation, de l’organisme de formation, de la date et confirmation aux participants.

Là aussi, une méthodologie claire et précise vous aidera à ne manquer aucune étape. Pensez à mettre en place au préalable les outils nécessaires, à élaborer vos documents types. Mieux vaut prendre un peu de temps au démarrage du projet pour en gagner beaucoup par la suite.

3. Pendant la formation : suivi et réajustements

Dans le cas d’une formation étalée sur plusieurs jours, des ajustements peuvent s’avérer nécessaires. Prendre le pouls des participants après la première journée est particulièrement important. Ceci vous permettra de corriger le tir en cas d’inadéquation ou d’incohérence (salle inadaptée, rythme inadéquat, …).

Une fois de plus, réfléchissez préalablement à la manière dont les avis seront collectés (mail, échange verbal, document type, …), analysés et transmis (à qui, quand, pourquoi). L’efficacité s’en verra accrue et le processus accéléré, dans des contextes où le temps sera souvent compté.

4. Après la formation : évaluation

En formation, l’évaluation revêt une importance cruciale, tant pour le formateur que pour vous-même, en tant que responsable du plan de formation. En règle générale, une évaluation se fait à chaud et à froid. Alors que la première évaluera la formation en tant que telle, la seconde permettra d’analyser, à plus long terme, les effets de cette formation sur l’évolution et le travail du participant.

Pour qu’une évaluation soit efficace et utile, pensez à définir auparavant non seulement les critères qui seront évalués mais aussi les objectifs de cette appréciation. Enfin, n’oubliez pas de définir le format qui sera utilisé (oral, google Form, etc.) pour collecter les avis, la méthode de transmission et la personne en charge de ces collecte et analyse.

Votre objectif à ce niveau : l’amélioration continue !

Les outils indispensables

Ce fichier, c’est l’outil de centralisation des demandes de formation, quelle que soit leur origine. Il vous aidera à assurer un suivi efficace auprès des participants à chaque étape du processus.

Le fichier de suivi des formateurs

Ce document reprendra l’ensemble des informations relatives aux formateurs. Thématiques abordées, tarif, évaluations, … En un clin d’œil, cet outil évolutif vous aidera à trouver le prestataire idéal pour la prochaine formation à programmer.

Le fichier de suivi des formations des collaborateurs

Outre le fait d’éviter d’envoyer deux fois le même travailleur à des formations très similaires, ce fichier contribuera à un réel suivi de vos collègues. Nous vous recommandons d’y faire notamment apparaître l’état de la demande (demandé, validé, terminé, …), d’identifier les formations très et peu efficaces et leur raison (formateur ou formé).

Très utile pour le comptage et l’analyse, il vous donnera un aperçu rapide du nombre de journées de formation par travailleur, des thématiques abordées pour chacun d’entre eux.

Bref, un outil prévisionnel et analytique !

Besoin d’aller plus loin ?

Et maintenant, que faire de tous ces outils ? Comment les utiliser pour une mise en place sereine et efficace ? Toutes ces questions restent en suspens ?

Chez Upskill, nous pouvons vous aider dans cette mise en œuvre, soit en vous accompagnant, soit en assurant pour vous la coordination de votre plan.

Les avantages d’un coaching en coordination

Former vos travailleurs à la coordination, c’est leur offrir une base de travail, des outils utiles et adaptés. C’est éviter de réinventer la roue. C’est prendre un bon départ et se lancer de suite sur des bases saines. Enfin, c’est aussi gagner un temps précieux en bénéficiant de l’expérience et de l’expertise de personnes chevronnées et habituées à ce métier.

En deux demi-journées, nos collègues permettront à vos futurs coordinateurs de se lancer dans leurs nouvelles missions. Pour ce faire, ils leur fourniront informations, conseils et outils de base adaptables pour répondre à vos besoins spécifiques.

Les bienfaits d’un service externe de coordination

En choisissant d’externaliser la coordination de votre plan, vous vous libérez du temps afin de vous consacrer pleinement à votre entreprise. Grâce à un processus global et intégré, nous assurerons pour vous :

• L’organisation du calendrier de vos formations
• La gestion des prestataires et le suivi des accords de collaboration
• L’intégralité de la logistique : de la réception des demandes au suivi et à l’évaluation des formations.
• Et, bien entendu, toutes les missions connexes que vous souhaitez nous confier.

Pour aller plus loin dans la facilitation et uniformiser le processus afin de le rendre aisément accessible, nous pourrons travailler à la création de documents type spécifiques et utiliser vos propres outils (communication type, répertoire de formations, listing des inscriptions, …). Une manière de laisser la main tout en restant acteur de votre plan.

Avec plus de 23 années d’expérience en matière de coordination de formation et près de 1700 sessions de formation organisées, Upskill est votre allié numéro 1 dans l’organisation et la coordination de vos formations. N’hésitez pas à nous contacter. Nous verrons ensemble ce que nous ferons pour vous.