Arrivé il y a deux mois chez son nouvel employeur, Loïc, jeune cadre motivé, a décidé aujourd’hui de quitter l’entreprise, attiré par un autre défi professionnel. Une réelle déception dans le chef de son employeur qui misait beaucoup sur ce nouveau collaborateur plein de promesses. Sans compter l’impact financier important de ce départ précipité (processus de recrutement, période d’écolage, …).[1]
Et si l’onboarding permettait de réduire ces départs précoces ?
De nombreuses études soulignent l’impact du processus d’onboarding sur la qualité et la stabilité du lien qui s’établit entre l’employé et son organisation[2]. Cette forme d’accueil permet à l’employé de s’ajuster de manière efficace à son nouvel environnement en se familiarisant avec la culture, les valeurs et les procédures de son entreprise ainsi qu’avec les membres de sa nouvelle équipe. Autant d’atouts gages d’une augmentation de l’engagement et de la performance, d’un accroissement du bien-être et d’une réduction du turn-over[3]. En bref, l’onboarding, c’est un processus décisif qui influencera de manière conséquente et durable la nature de la collaboration en devenir…
[1] En 2019, une enquête menée auprès des travailleurs belges montrait que 60% des salariés envisageraient de quitter leur job durant leur premier mois dans l’entreprise (Robert Half, 2019). Ce phénomène de démission précoce est notamment très présent chez les cadres dont les démissions dans les 2 années qui suivent l’engagement ne sont pas rares.
[2] Snell, 2006
[3] Elting, 2015
L’onboarding, c’est quoi ?
L’onboarding désigne « l’ensemble des pratiques formelles et informelles, des programmes et des politiques adoptés par une organisation pour faciliter l’adaptation de ses nouveaux membres » [1]. C’est avant tout un processus par lequel un individu, externe à l’organisation, se transforme en membre interne de l’organisation[2]. Il aide le nouvel employé à acquérir les connaissances, compétences et comportements adéquats afin de devenir un membre effectif de l’organisation. Un processus qui, contrairement aux idées reçues, s’étend bien au-delà des premiers jours[3].
Parallèlement à cette définition intimement liée à l’arrivée d’un nouveau collaborateur externe, l’onboarding peut également s’avérer intéressant en cas de mobilité interne (attribution d’une nouvelle fonction ou arrivée dans une nouvelle équipe par exemple).
En résumé, l’onboarding est un processus utile et efficace lors de toute intégration d’un employé dans un nouveau contexte organisationnel.
[1] Klein, Polin, & Sutton, 2015, p.263
[2] Bauer & Erdogan, 2011
[3] Jex & Britt, 2014
Pourquoi un onboarding ?
La première impression, ça compte ! En effet, de nombreuses études ont souligné l’importance des premiers pas de l’employé dans son nouvel environnement professionnel. Les recherches ont montré que les attitudes et les croyances que les nouveaux arrivants développent à l’égard de leur organisation se forment généralement très tôt et s’avèrent extrêmement stables[1]. Pas étonnant dès lors que plus de 80% des recrutés prennent la décision de rester dans les 6 premiers mois[2].
Evitons donc une mauvaise première impression qui peut se révéler extrêmement difficile à modifier. En effet, lorsqu’une dynamique s’est installée, que les rôles sont établis et les attentes fixées, corriger le tir nécessitera beaucoup d’énergie dans le chef de l’employeur . Autre conséquence à ne pas négliger : l’impact financier important que peut engendrer une mauvaise compréhension de sa fonction par un employé[3].
Tout bénéfice pour le travailleur mais aussi pour l’entreprise.
[1] Bauer & Green, 1994 ; Wanous, 1976
[2] Aberdeen Group, 2006, 2013
[3] Coût estimé à environ 37 milliards de dollars par an (aux Etat-Unis et en Angleterre ; Cognisco, 2010).
Les 4 C de l’onboarding
Les chercheurs ont identifié trois niveaux d’onboarding en fonction du type d’information qu’il permet de communiquer. Ces informations sont classées en quatre grandes catégories appelées « les quatre C ». Ces familles catégorisent les informations selon leur degré de spécificité, leur nature concrète et l’accessibilité de celles-ci via des documents écrits.
En fonction des « C » abordés au cours du processus d’onboarding mis en place, celui-ci peut être classé selon trois niveaux.
Niveau 1 : passif
Ce niveau d’onboarding est présent dans la majorité des entreprises et émerge assez naturellement. Il est caractérisé par l’absence de programme et mise sur un apprentissage « sur le tas ». Il comprend la communication des différentes règles et procédure à suivre dans l’entreprise et, éventuellement, une explication ponctuelle quant au rôle, aux fonctions, et aux objectifs du nouvel employé. La culture de l’entreprise (3ème C) et les connexions interpersonnelles (4ème C) seront intégrées de manière informelle au cours du temps mais ne font l’objet d’aucun encadrement spécifique par un collègue ou par le responsable RH. Les recherches montrent qu’environ 30 % des organisations se situent à ce niveau[1].
[1] Aberdeen, 2008
Niveau 2 : haut potentiel
Ce niveau constitue un stade intermédiaire entre le niveau passif et le niveau proactif. La communication des règles et procédures (1er C) et la clarification des rôles et des attentes (2ème C) sont effectivement couvertes de manière systématique et formelle. La culture de l’entreprise (3ème C) et les connexions interpersonnelles (4ème C) sont évoquées de manière systématique, mais ne sont pas généralisés à l’ensemble de l’organisation. Environ 50% des entreprises se situent à ce niveau.
Niveau 3 : proactif
Les quatre éléments de base sont formellement traités. Le processus d’onboarding est systématisé et généralisé à l’ensemble de l’entreprise via une approche stratégique de la gestion des ressources humaines. Seulement 20% des organisations atteignent ce niveau.
Chacun de ces niveaux permet l’accès à des informations différentes. Plus le nouvel employé est guidé vers les informations pertinentes, plus il sera rapidement opérationnel et plus son sentiment d’efficacité personnel sera élevé. L’adéquation avec la culture d’entreprise ainsi générée augmentera nettement sa loyauté.
En bref, l’onboarding, c’est… tout bénéf’ !
Pour l’employé
Satisfaction au travail, relations saines et agréables avec les collègues, communication aisée, facilité à trouver l’information et sentiment d’efficacité sont autant de bienfaits d’un onboarding réussi pour l’employé. Tous ces avantages, associés au sentiment de reconnaissance de la part de ses collègues et supérieurs permettent de booster sa motivation.
Pour l’entreprise
Les bienfaits de l’onboarding sur les employés se font inévitablement ressentir sur l’entreprise elle-même. Les feedbacks, coachings et suivis donnés au travailleur contribuent largement à une augmentation de l’engagement et une diminution des intentions de quitter l’entreprise (-52%). Quant à la transmission des informations dispensées dans ce cadre, elles permettent de rendre le collaborateur plus rapidement opérationnel et de commettre potentiellement moins d’erreurs. Enfin, rappelons-nous qu’un employé satisfait est un employé performant (+53%). Et cela aussi, l’entreprise le ressent.
L’onboarding, avec Upskill
Depuis de nombreuses années, UPskill met un point d’honneur à l’intégration de ses collaborateurs. Un processus formalisé, la mise en place d’un rôle de coordination et d’accompagnement de l’intégration du nouveau collaborateur et l’intégration de tous les acteurs concernés sont au centre de notre approche.
Au programme de ce process #byUPskill : la création du lien, la découverte de l’entreprise au rythme du collaborateur, l’accueil des premiers jours, le suivi des premiers pas … et de l’étonnement, l’instauration des personnes ressources.
Vous souhaitez découvrir notre vision de l’onboarding plus en détails ? Vous souhaitez vous aussi implémenter cette pratique chez vous ? Un peu de soutien ou quelques conseils vous seraient utiles ? Contactez-nous ! Nous vous accompagnerons dans cette démarche positive et vous transmettrons nos meilleures ressources pour garantir l’accueil optimal de vos nouveaux travailleurs.
Références
Snell, A. (2006). Researching onboarding best practice: Using research to connect onboarding processes with employee satisfaction. Strategic HR Review.
Dai, G., & De Meuse, K. P. (2007). A review of onboarding literature. Lominger Limited, Inc., a subsidiary of Korn/Ferry International.
Cognisco. (2010). $37 billion: Counting the cost of employee misunderstanding. A white paper commissioned by Cognisco
Aberdeen (2008). All aboard: Effective onboarding techniques and strategies. Retrieved April 26, 2010, from www.aberdeen.com/Aberdeen -Library/6328/RA-onboarding -employee-engagement.aspx..